Le registre UBO

Les informations ci-dessous concernent en premier lieu les administrateurs-AOP mais aussi les gestionnaires-AOP et les fabriciens qui, par ailleurs, seraient administrateurs dans des asbl scolaires par exemple.

La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ainsi qu’à la limitation de l’usage des espèces prévoit la mise en place en Belgique d’un registre (dénommé « registre UBO ») reprenant pour les asbl le nom de leurs administrateurs, des personnes habilitées à représenter l’association ainsi que celles chargées de la gestion journalière. Pour nos asbl-AOP, cela comprend toutes les personnes qui siègent au conseil d’administration en tant qu’administrateurs, secrétaires, adjoints etc … L’encodage des données dans ce registre UBO, initialement prévu au plus tard pour le 31 mars 2019,  doit être effectué avant le 30 septembre 2019. Les sanctions prévues par la loi (amendes administratives) en cas de retard peuvent être comprises entre 250 et 50.000 € !

Qui doit effectuer la déclaration et quand ?

• Normalement le représentant légal de l’asbl (dans notre cas, il s’agit le plus souvent du vice-président de l’AOP). Celui-ci peut déléguer ce rôle à l’un des membres du CA qui remplira le registre à sa place, en son nom et pour son compte.

• En cas de modification, la mise à jour doit être effectuée dans le mois.

• Toutes les informations reprises dans le registre UBO devront être confirmées annuellement par le représentant légal de l’asbl.

Quelles sont les informations qui doivent être communiquées pour chaque personne concernée (appelée UBO) ?

• Nom et prénom ; Date de naissance ; Nationalité(s) ; Adresse complète de résidence ;

  • Pour les UBOs belges, ces données sont communiquées automatiquement par l’insertion du numéro d’identification au Registre national des personnes physiques ;

  • Pour les UBOs étrangers, ces informations doivent être insérées manuellement.

• Date à laquelle la personne est devenue UBO (pour nous : membre du CA) ;

• La (ou les) catégorie(s) de UBO dont cette personne relève : administrateur / personne habilitée à représenter l’association / personne chargée de la gestion journalière. Si une personne appartient à plusieurs catégories, il faudra effectuer des enregistrements séparés par catégories.

Pour enregistrer ces informations dans le registre UBO, il faudra joindre un document justificatif à l’appréciation du déclarant : copie de carte d’identité, composition du CA, extrait du Moniteur belge, compte-rendu d’une assemblée générale etc ….

Comment est-on informé de son identification comme UBO dans le registre ?

• Cette information doit d’abord être donnée par la personne qui procède à l’inscription dans le registre UBO.

• Toute personne enregistrée dans ce registre UBO sera également informée par l’Administration de la Trésorerie de son inscription.

Comment procéder pour compléter le registre UBO ?

• Voici le manuel d’utilisation de l’application UBO (version représentant légal).
  

• Il est très clair et, dans la pratique, l’ encodage des données est plus simple qu’il n’y paraît à première vue.