Prochaines assemblées générales de nos asbl AOP

Durant le mois de mai se tiennent habituellement les Assemblées Générales de nos asbl AOP. Qu’en sera-t-il en cette période de confinement ? Peuvent-elles être organisées et si oui, comment ? Le Gouvernement fédéral, dans son Arrêté royal de pouvoirs spéciaux n° 4 en date du 09 avril 2020 répond à ces questions et fixe les modalités pratiques pour la tenue régulière de ces Assemblées Générales. Que faut-il en retenir ?

Normalement, l’approbation des comptes en AG doit avoir lieu dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice et les comptes annuels doivent être déposés à la BNP dans un délai de sept mois. Le Gouvernement accorde un report de dix semaines pour ces délais, ce qui permettrait de repousser la tenue de l’ AG à la fin du mois d’août ou au début du mois de septembre. Il convient à l’Organe d’Administration (anciennement Conseil d’Administration) de chaque AOP d’évaluer l’opportunité d’un tel report.

Étant donné la crise du COVID-19, le Gouvernement fédéral a décidé que les AG peuvent se dérouler de manière électronique (par visio-conférence ou par envoi des documents nécessaires par courriel) même si cette procédure n’est pas prévue par les statuts. Certaines balises sont fixées :

  • Trois étapes doivent être respectées : d’abord envoi par l’OA de toutes les informations indispensables (pour nous : bilan consolidé de l’AOP, bilan propre à chaque section et commentaires indispensables pour leur bonne compréhension) ; puis possibilité de poser des questions et réponses envoyées par l’OA à tou·te·s les membres ; enfin approbation des comptes et décharge aux administrateurs·trices par un formulaire de vote transmis à l’OA par courrier ou courriel.

  • L’ordre du jour de cette assemblée générale est fixé par l’OA. Comme cette procédure est utilisée pour la première fois par nos AOP, il serait opportun de le limiter à l’approbation des comptes et la décharge aux administrateurs·trices. Quoi qu’il en soit, aucune décision ne peut être prise par l’AG comme par exemple la nomination d’un·e administrateur·trice. À noter que la nomination d’un·e gestionnaire de section relève du seul Organe d’Administration.

Dans la note envoyée par le SEGEC aux asbl scolaires, vous trouverez davantage d’explications concernant la tenue de ces Assemblées Générales ainsi que des réunions de l’ Organe d’Administration.

Pour toute explication complémentaire, le service « Fabriques d’église et AOP » se tient à votre entière disposition. N’hésitez pas à prendre contact avec nous.

Bon courage en cette période de confinement. Et un tout grand merci pour le service rendu à nos AOP en cette période si particulière.

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