3.3 : Le contrôle : la tutelle administrative

Au 1er janvier 2015 (circulaire Tutelle sur les actes des établissements chargés de la gestion du temporel des cultes reconnus et complétée en 2019 par la Circulaire relative aux pièces justificatives), le décret Furlan a apporté plusieurs modifications au Décret impérial du 30 décembre 1809 et à la loi du 4 mars 1870, documents cependant maintenus dans leurs grandes lignes.

La tutelle est scindée en deux grandes catégories :

  • tutelle spéciale d’approbation exercée par l’Archevêché et la Commune (contrôle à priori)
  • tutelle générale d’annulation exercée par le Gouverneur de Province (contrôle à posteriori)
  1. Tutelle spéciale d’approbation

Il s’agit de la tutelle la plus courante, confiée à l’Archevêché et à l’administration communale.

Elle concerne les budgets, modifications budgétaires et comptes qui sont préparés par le bureau et approuvés par le conseil.

À noter l’existence de logiciels comptables qui permettent la génération automatique des pièces comptables et des autres documents. Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez vous adresser au service du Temporel du Vicariat du Brabant wallon.

a) Les budgets :

Les budgets sont des instruments de planification obligatoire, indispensables à une bonne gestion. Ils permettent de déterminer l’intervention communale à recevoir.

a.1 – Procédure d’introduction du budget de l’année (N)

Envoi simultané des dossiers dans les 15 jours de leur adoption à l’Archevêché et à la Commune, et ce, avant le 30 août de l’année (N-1).

Délais maxima de décision, à condition que le dossier soit complet :

  • Archevêché : 20 jours max., à partir de la réception du dossier complet, pour notification de sa décision à la commune.
  • Commune : 40 jours à dater de la notification de l’Archevêché, délai pouvant être porté à 60 jours.
  • S’il échet, fabrique et Archevêché ont 30 jours pour introduire un recours auprès du Gouverneur.
  • Le Gouverneur dispose de 30 jours pour statuer.

Le budget ne peut pas être mis en œuvre sans l’approbation par la tutelle, sauf dépassement des délais d’approbation. À défaut de décision notifiée dans les délais, l’acte devient exécutoire.

a.2 – Contenu du dossier arrêtant le budget

  • la lettre d’envoi : datée et signée, reprenant la liste des annexes transmises ;
  • la délibération du conseil de fabrique, datée et signée par tous les membres présents, accompagnée d’une note expliquant les grandes lignes du dossier (cette note peut être incluse dans les « observations du trésorier »), soulignant le motif éventuel d’une importante modification par rapport aux montants enregistrés les années précédentes ;
  • le rapport officiel, conforme au modèle imposé, reprenant article par article les montants prévus en recettes et dépenses, ainsi que les montants inscrits aux comptes de l’année (N–2) pour le budget de l’année (N) ;
  • les annexes obligatoires :
    • le tableau des voies et moyens pour le financement des dépenses extraordinaires ;
    • un tableau prévisionnel de l’évolution des charges salariales ;
    • le formulaire signalétique (composition du conseil + coordonnées) ;
    • un état détaillé de la situation patrimoniale privée et publique (patrimoine financier, patrimoine immobilier, dossiers titres, …) ;
    • le document de l’Archevêché précisant la tarification à appliquer pour les funérailles, mariages et autres célébrations cultuelles (document_2022) ;
    • le relevé des prestations privées (oblations), justifiant les montants correspondants.

b) Les modifications budgétaires :

Les modifications budgétaires sont généralement rendues nécessaires par une adaptation du budget à la réalité, et ce dans un des cas suivants :

  • les dépenses supplémentaires ont un impact sur l’intervention communale R17 ;
  • le montant total des dépenses d’un chapitre augmente ;
  • des dépenses imprévues impactent un article non budgété ;
  • le financement des grosses réparations est impacté (budget extraordinaire).

Il est indispensable de prévoir une concertation préalable avec les services de l’administration communale avant l’introduction d’une telle modification budgétaire.

b.1 – Procédure d’introduction d’une modification budgétaire

La procédure est strictement identique à celle relative à l’introduction du budget. Le dossier doit être transmis dans les 15 jours de son adoption, mais le 15 octobre de l’année en cours au plus tard. Les délais d’approbation sont identiques.

En cas de dépassement de la date du 15/10, une concertation avec la Commune est indispensable.

b.2 – Contenu du dossier « modification budgétaire »

  • la lettre d’envoi : datée et signée, reprenant le détail des annexes transmises ;
  • la délibération du conseil de fabrique, datée et signée par tous les membres présents, accompagnée d’une note expliquant les grandes lignes du dossier de modification par rapport au budget approuvé (cette note peut être incluse dans les « observations du trésorier ») ;
  • le rapport officiel, conforme au modèle imposé, reprenant article par article modifié les montants inscrits au budget approuvé de l’année en cours, les modifications en plus ou en moins de ces postes, les nouveaux montants modifiés prévus en recettes et/ou dépenses ;
  • le tableau des voies et moyens pour les dépenses extraordinaires si elles sont impactées ;
  • tout autre document justificatif utile, s’il échet.

c) Les comptes annuels :

c.1 – Procédure d’introduction du compte de l’année (N)

Les comptes relatifs à l’exercice (N), approuvés par le conseil, sont transmis dans les 15 jours de leur adoption avant le 25 avril de l’année (N+1), simultanément à l’Archevêché et à la Commune.

Le compte de l’année (N) peut incorporer des payements jusqu’au 31 mars de l’année (N+1) relatifs à l’année (N), à condition de concerner des fournitures ou des travaux commandés avant le 31/12 de l’année (N).

Délais maxima de décision, à condition que le dossier soit complet :

  • Archevêché : 20 jours max. pour notification de sa décision à la Commune.
  • Commune : 40 jours à dater de la notification de l’Archevêché, délai pouvant être porté à 60 jours.
  • S’il échet, Fabrique et Archevêché ont 30 jours pour introduire un recours auprès du Gouverneur.
  • Le Gouverneur dispose de 30 jours pour statuer.

À défaut de décision dans les délais, les comptes sont considérés comme approuvés.

c.2 – Contenu du dossier

L’original du dossier est destiné à la Commune, une copie à l’Archevêché, qui accepte une copie digitale de celui-ci ou un accès au logiciel informatique utilisé, s’il échet, excepté lettre d’envoi, délibération et compte annuel qui doivent faire l’objet d’un envoi à date certaine.

Certaines communes acceptent aussi l’utilisation de la même procédure mais rien, légalement, ne l’impose aujourd’hui. À chacun de convenir de la procédure avec la Commune.

Le dossier comprendra :

  • la lettre d’envoi : datée et signée, reprenant le détail des annexes transmises, accompagnant :
    • la délibération du conseil de fabrique arrêtant le compte annuel, datée et signée par tous les membres présents accompagnée d’une note expliquant les grandes lignes des modifications par rapport au budget approuvé : dépenses imprévues, prévisions non réalisées, placements échus, replacements, situation des projets repris à l’extraordinaire (cette note peut être incluse dans les « observations du trésorier ») ;
    • le compte annuel, conforme au modèle imposé, reprenant article par article les montants prévus au budget en recettes et dépenses, ainsi que les montants inscrits au compte de l’année (N) (même les articles inutilisés doivent y figurer), signé au moins par le président et le secrétaire du conseil.
  • les annexes obligatoires :
    • les pièces justificatives (factures ou souches confrontées au « grand livre » qui détaille les opérations financières) ;
    • les copies des extraits bancaires (un listing, s’il est accepté par la commune) ;
    • les copies des mandats de paiement, en principe individuels, qui peuvent aussi, en cas d’accord de la tutelle, être établis mensuellement, par article ou globalement, et doivent être signés par le président et le secrétaire ;
    • le formulaire signalétique (composition du conseil + coordonnées) ;
    • un état détaillé de la situation patrimoniale privée et publique (patrimoine financier, patrimoine immobilier, dossiers titres, …) ;
    • un tableau du suivi et du financement des dépenses extraordinaires, recettes et dépenses devant être en équilibre.

Les Fabriques dont le territoire se situe sur plusieurs communes doivent déposer leurs documents, outre à l’Archevêché, dans chaque administration communale concernée et chez le Gouverneur de Province.

2. Tutelle générale d’annulation

Il appartient au Gouverneur de Province de pouvoir annuler une décision du conseil de fabrique, soit que cette décision soit à caractère obligatoire, soit quelle soit l’objet d’un recours de la part d’une Commune, d’un particulier ou d’une entreprise.

a) Actions soumises à la tutelle générale d’annulation :

Les décisions suivantes doivent être transmises :

  • l’attribution de marchés de travaux, fournitures et services qui dépassent certains montants et leurs avenants qui dépasseraient 10 % du montant initial ; les montants à partir desquels le dossier doit être transmis à la tutelle sont repris en fin du chapitre 3.5 concernant les marchés publics ; les montants varient notamment selon la procédure choisie pour le lancement du marché public ;
  • les actes relatifs aux dons et legs assortis de charges (fondations publiques), accompagnés d’un avis de l’Archevêché ;
  • les actes relatifs aux dons et legs sans charges, dépassant 10.000 € ;
  • les opérations immobilières (achat, vente, échanges, location de plus de neuf ans, constitution d’hypothèques et de droits réels démembrés (actes de plus de 10.000 €) ;
  • la construction d’un immeuble de culte (église, chapelle, cure) + avis de l’Archevêché ;
  • la création ou participation à une centrale d’achat, conclusion conjointe avec un autre pouvoir adjudicateur… ;
  • la conclusion d’un prêt quand la rémunération totale du prestataire dépasse 200.000 €.

b) Procédure :

Les délibérations concernées doivent être transmises au Gouverneur dans les 15 jours de leur adoption, accompagnées de toutes les pièces justificatives (cahier des charges, offres, analyse, contrats, …).

Le Gouverneur a 30 jours après réception du dossier complet, avec une prolongation possible de 15 jours pour examiner la décision.

Bien que l’envoi du dossier rende la délibération exécutable, il est vivement conseillé d’attendre l’extinction du délai avant d’en procéder à l’exécution.

c) Contenu du dossier :

Le contenu du dossier est différent suivant le type de décision (Circulaire relative aux pièces justificatives).

Les actes les plus fréquents sont :

(le signe (*) est présent au droit d’une pièce si la procédure des marchés publics ou le cahier des charges en exige la présence)

I. Attribution d’un marché public

  • délibération motivée relative au choix du mode de passation ;
  • estimation détaillée du marché ;
  • clauses administratives du cahier des charges ;
  • avis de marché (belge ou européen) (*) ou documents attestant de la mise en concurrence ;
  • PV des demandes de participation (*) ;
  • PV d’ouverture des demandes de participation (*) ;
  • rapport motivé relatif à la sélection qualitative et la délibération d’approbation (*) ;
  • PV d’ouverture des offres (*) ;
  • rapport d’analyse des offres ;
  • rapport du coordinateur sécurité-santé (*) ;
  • avis conforme de l’Archevêché (pour les travaux aux édifices du culte).

II. Souscription d’un emprunt

  • délibération motivée fixant les conditions du marché ;
  • estimation détaillée du marché ;
  • conditions du marché : clauses administratives du cahier des charges, projet de convention ;
  • avis de marché (*) ;
  • PV d’ouverture des demandes de participation (*) ;
  • rapport motivé relatif à la sélection qualitative et le rapport d’approbation (*) ;
  • PV d’ouverture des offres ;
  • rapport d’analyse des offres.

III. Achat de biens immobiliers

  • délibération motivée approuvant les modalités et conditions de l’acquisition ;
  • expertise de la valeur vénale (datée de moins d’un an) (comité d’acquisition, notaire, architecte, géomètre, agent immobilier agréé) ;
  • l’offre ou le compromis (nécessité d’une condition suspensive relative à l’exercice de la tutelle générale d’annulation) ;
  • un certificat hypothécaire récent ;
  • la contenance du patrimoine de la fabrique.

IV. Vente de biens immobiliers en gré à gré

  • délibération motivée approuvant les modalités et conditions de vente ;
  • expertise de la valeur vénale (datée de moins d’un an) (comité d’acquisition, notaire, architecte, géomètre, agent immobilier) ;
  • liste des mesures publicitaires effectuées ;
  • liste des offres reçues ;
  • promesse d’acquisition ou compromis reprenant l’origine de propriété du bien et une condition suspensive relative à l’exercice de la tutelle générale d’annulation ;
  • la contenance du patrimoine de la fabrique.

V. Vente de biens immobiliers en vente publique

Pour ce type de procédure, consulter le service du Temporel du Vicariat du Brabant wallon.

VI. Échange de biens immobiliers

  • délibération motivée approuvant les modalités et conditions de vente ;
  • expertise de la valeur vénale (datée de moins d’un an) (comité d’acquisition, notaire, architecte, géomètre, agent immobilier agréé) ;
  • liste des mesures publicitaires effectuées ;
  • liste des offres reçues ;
  • promesse d’acquisition ou compromis reprenant l’origine de propriété du bien et une condition suspensive relative à l’exercice de la tutelle générale d’annulation ;
  • la contenance du patrimoine de la fabrique ;
  • un certificat hypothécaire récent concernant le bien reçu en échange.

VII Baux de plus de neuf ans

  • délibération motivée approuvant :
    • les conditions de location ;
    • le cahier des charges (*) ;
    • expertise de la valeur de location (datée de moins d’un an) (comité d’acquisition, notaire, architecte, géomètre, agent immobilier) ;
    • un extrait récent de la matrice cadastrale ;
    • la copie de la lettre de renon (avant terme) du locataire sortant en cas de bail à ferme.
  • délibération motivée d’attribution de la location reprenant la délibération précédente et :
    • la liste des mesures de publicités effectuées ;
    • la liste des offres reçues ;
    • le projet d’acte authentique (*) ou de contrat.

VIII Constitution d’hypothèque

  • délibération motivée reprenant :
    • les conditions de l’engagement financier ;
    • le projet d’acte authentique.

IX Donation avec charges en ce compris les charges de fondation

  • acte authentique de donation en expédition ;
  • la contenance du patrimoine de la fabrique ;
  • expertise de la valeur vénale des biens donnés (datée de moins d’un an) (comité d’acquisition, notaire, architecte, géomètre, agent immobilier agréé) (*) ;
  • un certificat hypothécaire récent si le don porte sur un immeuble ;
  • avis de l’Archevêché.

X Legs avec charges en ce compris les charges de fondation

  • copie du testament ;
  • la contenance du patrimoine de la fabrique ;
  • attestation du notaire quant à la consistance du legs ;
  • attestation communale relative à l’existence d’une concession de sépulture (*) ;
  • un certificat hypothécaire récent si le legs porte sur un immeuble ;
  • attestation du notaire quant à l’existence éventuelle de dispositions prises en faveur d’un autre pouvoir public ou d’une ASBL ;
  • avis de l’Archevêché.

XI Dons et legs sans charges de plus de 10.000 €

Procédures identiques aux points IX et X ci-dessus, sans l’avis obligatoire de l’Archevêché.

XII Construction d’une église, chapelle ou presbytère

  • avis de l’Archevêché ;
  • moyens financiers.

D’autres actes, plus complexes, font également l’objet d’un dossier à adresser au Gouverneur, comme les délibérations concernant une modification aux marchés publics, la création ou l’adhésion à une centrale d’achat, l’attribution de services à un autre pouvoir adjudicateur, l’attribution d’une concession de services ou de travaux et ses modifications

Il y a lieu, dans ce cas, de consulter le service du Temporel du Vicariat du Brabant wallon.

Il faut noter que si un recours au Gouverneur est refusé, quel qu’en soit l’objet, le seul recours possible contre cette décision est à adresser au Conseil d’État.

Dernière mise à jour de cette page : 14/03/2022

Pour imprimer ce chapitre ou en obtenir une version téléchargeable en format PDF, suivre les consignes expliquées ICI.

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